Polityka prywatności

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem Twoich danych osobowych jest Rafał Janas, prowadzący działalność pod nazwą Rafix Rafał Janas, NIP: 9482528772.

Pełny adres prowadzenia działalności i adres do korespondencji: uzuepłnić.

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać na kontakt@rafix.eu lub zadzwonić pod numer +48 792 030 388. Możesz również skorzystać z formularza kontaktowego.

Informacja o wyznaczeniu inspektora ochrony danych i jego dane kontaktowe, jeżeli został wyznaczony: uzuepłnić.

2. Jakie dane otrzymujemy i skąd pochodzą

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie, kiedy kontaktujesz się z nami lub wysyłasz zapytanie z kalkulatora.

• Formularz kontaktowy: imię lub nazwa firmy, podany adres e-mail lub numer telefonu, temat i treść wiadomości.
• Zapytanie z kalkulatora: imię lub nazwa firmy, telefon, e-mail, kod pocztowy inwestycji, treść wiadomości oraz przesłane parametry i wynik kalkulacji. Mogą obejmować zużycie energii, wysokość rachunku, miejsce montażu, ekspozycję dachu i informacje o pompie ciepła, samochodzie elektrycznym lub ogrzewaniu.
• Obsługa zapytania: data wysłania, status sprawy, korespondencja i informacja o zaznaczonych oświadczeniach lub zgodzie marketingowej.
• Bezpieczeństwo i działanie strony: adres IP podczas połączenia, jego skrót zapisywany przy zapytaniu oraz dane techniczne związane z żądaniami do serwera. Logi dostawcy hostingu mogą obejmować m.in. czas połączenia, żądany adres, status odpowiedzi i informacje o przeglądarce.
• Panel CMS: dane kont osób upoważnionych, rola użytkownika, zabezpieczona postać hasła i dane sesji potrzebne do obsługi dostępu.

Skrót adresu IP służy ograniczaniu nadużyć. Jest formą pseudonimizacji, a nie gwarancją pełnej anonimowości. Prosimy, aby w wiadomościach nie przesyłać danych wrażliwych ani numeru PESEL, jeśli nie są potrzebne do załatwienia sprawy.

3. W jakim celu i na jakiej podstawie korzystamy z danych

• Odpowiedź na ogólne pytanie i prowadzenie korespondencji: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest sprawna obsługa osób kontaktujących się z firmą.
• Przygotowanie wyceny lub podjęcie innych działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Gdy występujesz w imieniu firmy lub innej osoby, podstawą przetwarzania Twoich danych kontaktowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz interes w obsłudze takiego zapytania.
• Utrzymanie strony i CMS, kontrola dostępu oraz przeciwdziałanie spamowi i nadużyciom: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym interesem jest bezpieczeństwo witryny, danych i korespondencji.
• Informacje o ofercie wysyłane e-mailem, jeśli zaznaczysz dobrowolną zgodę marketingową: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz uprzednia zgoda na ten kanał komunikacji wymagana przez art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.
• Wypełnienie obowiązków dotyczących ochrony danych, w tym obsługa Twoich żądań: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami RODO, w szczególności art. 12-22.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym interesem jest możliwość ochrony praw firmy i wyjaśnienia przebiegu sprawy.

Obsługa przesłanego pytania lub prośby o wycenę nie wymaga zgody na marketing. Potwierdzenie zapoznania się z polityką nie zastępuje podstawy prawnej przetwarzania danych.

4. Kalkulator i dobrowolność podania danych

Obliczenia kalkulatora odbywają się w Twojej przeglądarce. Sama zmiana suwaków, zużycia energii czy wariantu instalacji nie wysyła do nas Twojej konfiguracji. Otrzymamy ją dopiero po wysłaniu formularza zapytania.

Wynik jest orientacyjny i pomaga w rozmowie o instalacji. Nie stanowi wiążącej oferty ani decyzji wywołującej skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającej na Twoją sytuację w rozumieniu art. 22 RODO. Nie wykorzystujemy go do tworzenia reklamowych profili użytkowników.

Podanie danych jest dobrowolne. Dane wymagane w formularzu są potrzebne do przesłania zapytania i udzielenia odpowiedzi; bez danych kontaktowych nie będziemy mogli wrócić do Ciebie z informacją. Dodatkowe szczegóły i zgoda marketingowa pozostają dobrowolne. Z kalkulatora możesz korzystać bez wysyłania formularza.

5. Kto może otrzymać dane

Dostęp do danych mają osoby upoważnione do obsługi zapytań. Dane mogą też przetwarzać dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania systemu i wsparcia IT, w zakresie potrzebnym do wykonania ich usług i na odpowiedniej podstawie prawnej, w tym na podstawie umów powierzenia, gdy są wymagane.

Dostawca hostingu, jego pełna nazwa i miejsce przetwarzania danych: uzuepłnić.

Dostawca poczty elektronicznej, jego pełna nazwa i miejsce przetwarzania danych: uzuepłnić.

Podmioty zapewniające utrzymanie CMS i wsparcie IT, jeżeli mają dostęp do danych: uzuepłnić.

W razie potrzeby dane mogą otrzymać doradcy prawni w związku z ochroną roszczeń oraz uprawnione organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy. Nie publikujemy danych z formularzy i nie sprzedajemy ich baz.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Informacja, czy dostawcy lub ich podwykonawcy przekazują dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, a jeśli tak: odbiorcy, państwa, podstawa i zabezpieczenia transferu oraz sposób uzyskania ich kopii: uzuepłnić.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazywania, musi ono opierać się na odpowiednim mechanizmie z rozdziału V RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzulach umownych wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Informacji o stosowanych rozwiązaniach udziela administrator.

7. Jak długo przechowujemy dane

Czas przechowywania zależy od celu, w jakim otrzymaliśmy dane. Zakończenie korespondencji nie zawsze oznacza natychmiastowe usunięcie wszystkich informacji, np. gdy są potrzebne do ochrony roszczeń lub wykonania obowiązku prawnego.

Zapytania kontaktowe, kalkulacje i korespondencja: okres przechowywania lub konkretne kryteria jego ustalenia po zakończeniu sprawy: uzuepłnić.

Dokumentacja roszczeń i obowiązków prawnych: właściwe terminy, podstawa i moment rozpoczęcia ich biegu: uzuepłnić.

Logi techniczne, dane zapobiegania nadużyciom oraz cykl usuwania kopii zapasowych: uzuepłnić.

Dane wykorzystywane na podstawie zgody marketingowej przetwarzamy do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia tego celu. Wycofanie zgody kończy wykorzystywanie danych do wysyłki marketingowej.

Maksymalny okres przechowywania nieaktywnych kontaktów marketingowych oraz dowodu udzielenia i wycofania zgody: uzuepłnić.

Okresy działania plików cookie i pamięci przeglądarki opisujemy w punkcie 10. Dane związane z zawartą umową podlegają zasadom przekazywanym przy jej zawieraniu.

8. Twoje prawa

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługują Ci prawa określone w RODO:

• Dostęp do swoich danych i otrzymanie ich kopii.
• Sprostowanie danych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienie danych niekompletnych.
• Usunięcie danych, gdy zachodzą przesłanki z art. 17 RODO, oraz ograniczenie przetwarzania w przypadkach z art. 18 RODO.
• Przenoszenie danych przekazanych przez Ciebie, gdy są przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy, na zasadach art. 20 RODO.
• Wycofanie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z praw lub wycofać zgodę marketingową, napisz na kontakt@rafix.eu. Nie wymagamy specjalnego formularza. Jeśli pojawią się uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, możemy poprosić o informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Przy sprawach złożonych lub licznych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego powodach informujemy w pierwszym miesiącu. Obsługa żądań jest co do zasady bezpłatna, z wyjątkami przewidzianymi w art. 12 ust. 5 RODO.

9. Prawo złożenia skargi

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z przepisami, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Wcześniejszy kontakt z nami nie jest warunkiem złożenia skargi.

10. Cookies i pamięć przeglądarki

Obecna wersja strony nie używa analitycznych ani reklamowych plików cookie, pikseli marketingowych ani zewnętrznych narzędzi śledzących. Wykorzystuje poniższe mechanizmy obsługi i bezpieczeństwa:

• rafix-cookies-accepted: wpis w localStorage zapisywany po wybraniu „Rozumiem”. Zapamiętuje zamknięcie komunikatu o prywatności. Nie ma automatycznego terminu wygaśnięcia i pozostaje do usunięcia danych witryny w przeglądarce. Nie oznacza zgody na reklamę ani analitykę.
• rafix_session: plik cookie sesji panelu CMS, ustawiany po zalogowaniu osoby upoważnionej, z terminem ważności 8 godzin. Służy uwierzytelnieniu i kontroli dostępu; zwykłe przeglądanie strony nie wymaga logowania do CMS.
• rafix-site-unlocked: warunkowy wpis w sessionStorage, używany wyłącznie po uruchomieniu ochrony strony hasłem. Zapamiętuje odblokowanie w danej sesji karty i co do zasady znika po jej zamknięciu.
• CacheStorage panelu CMS: przechowuje statyczne pliki interfejsu, np. style, skrypty i logo. Pamięć podręczna nie obejmuje odpowiedzi API z danymi formularzy. Kopie pozostają do zastąpienia wersji pamięci podręcznej lub usunięcia danych przez użytkownika.

Mechanizmy niezbędne do transmisji komunikatu lub dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika korzystają z wyjątku określonego w art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Przycisk „Rozumiem” zamyka komunikat informacyjny. Nie uruchamia dodatkowych narzędzi śledzących.

W ustawieniach przeglądarki możesz usunąć lub zablokować cookies i inne dane witryny. Usunięcie tych danych może spowodować wylogowanie z CMS, ponowne wyświetlenie komunikatu lub utratę zapamiętanego odblokowania strony. Zablokowanie pamięci niezbędnej do logowania może uniemożliwić korzystanie z panelu.

Jeżeli w przyszłości wprowadzimy opcjonalną analitykę lub narzędzia reklamowe, zaktualizujemy informacje i zapewnimy wymagany prawem wybór przed ich uruchomieniem. Dotychczasowe zamknięcie komunikatu nie będzie traktowane jako taka zgoda.

11. Bezpieczeństwo i strony zewnętrzne

Formularze zapisują zapytania w części systemu przeznaczonej dla osób upoważnionych, a nie w publicznej treści strony. Panel wymaga uwierzytelnienia; hasła są przechowywane w postaci skrótów kryptograficznych z indywidualną solą, a dostęp i próby nadużyć podlegają ograniczeniom technicznym.

Czcionki, skrypty i grafiki witryny są udostępniane z zasobów strony. Odnośniki do innych serwisów, np. strony wykonawcy czy UODO, prowadzą do witryn z własnymi zasadami prywatności. Samo wyświetlenie takiego odnośnika nie jest osadzeniem narzędzia śledzącego tego serwisu.

12. Podstawy prawne i aktualizacje

Polityka uwzględnia rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawę z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, w szczególności zasady komunikacji marketingowej i korzystania z pamięci urządzenia.

Dokument aktualizujemy w razie zmian w działaniu strony, wykorzystywanych usługach lub przepisach. Aktualna wersja i data zmiany są dostępne na tej podstronie. Jeśli zmiana wymaga dodatkowej informacji lub uzyskania zgody, zapewnimy je przed rozpoczęciem nowego sposobu przetwarzania.